segunda-feira, 13 de agosto de 2018

q) Faz inventário rotativo ou eventual? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE


q) Faz inventário rotativo ou eventual?

Bem esse é o último assunto da nossa lista de Controle de Estoque. Embora já falado no blog, vamos reforçar a importância de se elaborar inventários para verificar se o estoque está com os números confiáveis e também para identificar qualquer divergência.

O inventário eventual ou rotativo é uma rotina de contagem do estoque que ajuda a manter os números do estoque confiáveis. Como ele funciona? Ao invés de se fazer inventários gerais, você divide sua loja em departamento ou setores e conta um de cada vez. Assim você pode utilizar a própria equipe da loja para as contagens.

Faça uma programação (agenda) e distribua o serviço. Você pode também dividir em mais etapas, como por exemplo por fornecedor ou gôndola. É outra forma de se fazer o inventário.

A ideia é fazer com que em determinado período toda a loja seja contada sem a necessidade de se fazer um inventário geral. Então você pode respeitar o seguinte cronograma sugestivo:

Perecíveis FLV: 1 vez por semana
Carnes e Aves e PAS: 2 vezes por mês  
Mercearia: Completar o giro a cada 3 meses
Bazar e outros setores: completar o giro a cada 6 meses


Valeu...

p) A empresa possui equipe de Prevenção de perdas? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE


p) A empresa possui equipe de Prevenção de perdas?


Quebras ou perdas são assuntos muito discutidos nos supermercados, visto que eles funcionam como um vazamento de água que não se consegue identificar. Essa quebra impacta diretamente no resultado da loja, trazendo prejuízos e reduzindo sua margem de lucro. Isso pode ocorrer de diversas formas: Divergências no recebimento, roubo, degustação na Loja, queda de produtos, abandono de produtos no caixa entre outros (já falamos desse assunto no blog).

A função da equipe de prevenção de perdas é justamente essa, evitar que isso aconteça e trabalhar para que o nível de quebra seja o menor possível. Ela fica encarregada de implementar processos para evitar os vários tipos de quebras e perdas que ocorrem nas lojas.

Uma das primeiras coisas que precisa se fazer é identificar onde as quebras acontecem. Identificar como e com que tipo de produto que mais quebram. E é aí que a equipe entra.

Ela acompanha os recebimentos, identificam as trocas e quebras, acompanham os inventários, os cancelamentos de cupons no caixa, a retirada do lixo, a venda de aparas e até controlam a entrada e saída de promotores. Sugerem onde devem ser colocadas câmeras, mudanças de layout da loja, e outros procedimentos que a loja necessite.

O tamanho da equipe vai depender do tamanho da Loja, pode ser de um ou mais profissionais. E claro, esse profissional estará subordinado a matriz para ter autonomia de trabalho.

Tenho certeza que assim você conseguirá reduzir sua quebra.


Valeu...

quarta-feira, 1 de agosto de 2018

o) Utiliza algo como, guia cega, para conferência do recebimento? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE


o) Utiliza algo como, guia cega, para conferência do recebimento?

Mais uma vez falando nesse assunto. Como já vimos em outros textos sobre Conferência Cega, não quero ser repetitivo, mas esse assunto é muito importante no que se diz respeito a controle de estoque, quebra e segurança no procedimento de recebimento de mercadorias. Pois a Guia Cega ou recebimento Cego é o procedimento que garante que a conferência de mercadoria está sendo efetuada corretamente e com segurança.

Esse processo, como já disse, é encontrado na maioria dos ERP´s que existem no mercado, mas o ERP por si só não implanta nada sozinho, depende do processo e das pessoas que trabalham na empresa.  

Trata-se de um processo simples onde o conferente não tem acesso a Nota Fiscal e faz a conferência através de um relatório, no qual não consta a quantidade de produtos que está sendo entregue pelos fornecedores, mas sim a lista de produtos. Com esse relatório o conferente confere as mercadorias que estão sendo entregue e anota na guia cega e depois entrega no CPD da loja para inserção das quantidades no Sistema. O Sistema é quem faz a checagem se as quantidades batem com a Nota Fiscal e libera uma crítica. Se houver necessidade emite nova guia para contagem das divergências, se não, libera a entrada da nota fiscal no sistema e completa o recebimento.

Se você não tem esse processo em operação, faça um esforço para implantá-lo, visto que com ele você terá maior confiabilidade no seu número de estoque e também vai reduzir suas quebras.


Valeu...

segunda-feira, 30 de julho de 2018

n) Controla as entradas através da Nota Fiscal? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE


n) Controla as entradas através da Nota Fiscal?

Pergunta bem simples, mas o impacto terrível na conferência de mercadorias no Recebimento. Esse procedimento é muito utilizado por muitas lojas, pois não requer muito controle e a partir do documento de entrega da mercadoria (DANF) efetua-se a contagem das mercadorias e procede a entrada no estoque da loja. Confiando simplesmente no funcionário que executa o procedimento e que já trabalha na empresa há bastante tempo.

O risco desse procedimento é que ele pode gerar muitos prejuízos e quebra para a empresa. Apesar de o funcionário ser de extrema confiança, ele é humano e poder cometer erros de lançamento e até de contagem. Há riscos também de o funcionário não contar. Ele pode simplesmente colocar um “” frio, como chamamos na auditoria, para mostrar que foi conferido, num caso de um setor com poucos funcionários e muitos veículos para conferir.

Com o setor de recebimento não se “brinca”, você deve ter bastante atenção e segurança na conferência. A maioria dos ERP´s de supermercados já têm os chamados “conferência cega”, da qual já falei em outros textos aqui no blog. Esse procedimento pode evitar muitas perdas da empresa que são geradas por negligência e erro, ou até mesmo fraudes que possam comprometer seus negócios e fazer você perder muito dinheiro.

Se você possui esse tipo de procedimento, você está perdendo dinheiro, pois ele se torna uma ralo sem fim. Neste caso procure investir na segurança, pois você vai sentir que vale a pena.


Valeu...



quinta-feira, 19 de julho de 2018

Há controle das transferências internas de mercadorias de consumo e produção interna? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE


m) Há controle das transferências internas de mercadorias de consumo e produção interna?

Esse detalhe, embora seja muito importante, é muito desprezado pelos administradores de loja. Toda a mercadoria que for utilizada como consumo interno ou for utilizada para produção na padaria deve ser transferida e direcionada para tal. Além de impactos no seu número de estoque, ela também afeta a parte fiscal.

As mercadorias transferidas para consumo interno, como por exemplo leite para o café da manhã dos funcionários, pão, arroz etc, bem como o material de limpeza da loja devem ser transferidos no sistema e emitido uma nota fiscal para que o imposto creditado na compra da mercadoria seja estornado e o saldo de estoque disponível para venda ajustado.

No caso das mercadorias transferidas para a produção, da mesma forma, devem ser transferidas para um estoque de insumo, visto que elas serão consumidas para produção de outras mercadorias. Essa transferência também deve ter nota fiscal emitida para o estorno do imposto visto que elas também não serão vendidas. Sai do estoque disponível para vendas e entra no estoque de insumo. No estoque de insumo o seu saldo será baixado com a produção da receita do novo produto.

No caso da emissão da nota fiscal, nem todas as empresas são obrigadas a emiti-las, cada uma deve consultar seu contador para orientações. Mas se você quer ter um saldo de estoque real, esse procedimento tem que ser executado no sistema de controle de estoque ou ERP.



Valeu...

terça-feira, 17 de julho de 2018

l) Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE


l) Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)?

Taí uma coisa que ninguém gosta de fazer, mas que necessariamente ajuda a manter os números de seu estoque confiável. Dependendo do seu nível de controle de estoque (baseado nas questões já colocadas aqui no blog), você pode fazer o inventário geral a cada 3 ou 6 meses. O recomendável é ter uma equipe permanente de controle de estoque, a qual fica responsável em administrar esses inventários e manter o nível de acuracidade próximo a 100%. Essa equipe pode trabalhar os chamados inventários rotativos, que através de cronograma, faz inventários por setor, produtos, fornecedores ou categorias. Essa prática faz com que seus estoques fiquem bem mais confiáveis.

Se isso não for possível, pode-se fazer o inventário geral, que pode ser interno ou contratado no mercado. Tem algumas empresas que faz toda a contagem e entrega os números para a empresa que ajusta seus números no sistema.

Realmente esse procedimento é desencorajador, mas é a única forma de manter confiável o número de estoque e evitar uma compra desnecessária ou falta dela.

O estoque é a base para evitar vários problemas na loja, como ruptura, excesso de estoque, aumento da quebra e consequentemente perda de vendas e clientes.

Programe seus inventários rotativos e mantenha seus estoques atualizados e tenha uma boa gestão de estoque que vale a pena.


Valeu...

quinta-feira, 28 de junho de 2018

k) No momento do pedido, pede pra um auxiliar da loja contar o estoque do fornecedor? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE


k) No momento do pedido, pede pra um auxiliar da loja contar o estoque do fornecedor?

Está aí um procedimento muito utilizado também para quem não tem controle do seu estoque ou porque não confia nos números apresentados em seu ERP. Mas temos que tomar cuidados com ele, visto que pode haver algum tipo de erro ou engano causado por problemas relacionados ao profissional que está à frente desse procedimento.

Bem , um deles está relacionado ao próprio profissional na questões de comprometimento, normalmente quem faz esse trabalho possui outras responsabilidades na loja, e quando solicitado a fazê-lo, o faz de forma contrariada, informando valores que não existem.

Pode haver troca de produtos, contagem errada, falta de contagem e informado para o comprador um número pior do que o já existente no ERP. E além de tudo, esses números não são ajustados no ERP que continua desatualizado.

Qualquer erro nesse procedimento de contagem pode repercutir diretamente no estoque, podendo causar ruptura ou excesso de estoque, qualquer um dos dois causam danos irreparáveis no negócio.

Para se evitar esse tipo de situação, é necessário que se faça inventários rotativos e os dados sejam informados no ERP para acesso automático do pedido de compras. É claro que isso não se anda sozinho, precisa ter procedimentos de atualização de estoque que garantam, a partir daí, um número confiável que possa ser utilizado para cálculo da sugestão de compra para o comprador.


Valeu...

segunda-feira, 16 de abril de 2018

j) Possui controle das entradas das mercadorias? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

j) Possui controle das entradas das mercadorias?

Esse assunto é um dos mais discutidos nos Supermercados, devido sua importância no controle de estoque, perdas, quebras. Tudo que acontece no processo de recebimento de mercadoria afeta todos os outros processos do varejo. 

Nesse processo acontece o recebimento de notas fiscais dos fornecedores, que depois de terminado, o sistema utilizado deve atualizar o estoque da mercadoria, efetuar conferência fiscal, conferência física, conferência com o Pedido de Compra, conferência financeira etc. Caso isso não ocorra, os processos posteriores ficam prejudicados. 

Como estamos falando de estoque, isso vai parar na quantidade recebida. Se não há conferência física no recebimento com uma guia cega ou um processo que garanta que as quantidades recebidas sejam realmente as que estão faturadas pelo fornecedor, ocorre uma divergência entre o físico e o fiscal, O sistema atualiza o estoque com base na nota fiscal. 

O processo de conferência de mercadoria deve ser bem controlado para que se garanta a efetiva atualização de tudo o que entra e sai da loja (nesse caso a expedição). Já falamos desse assunto em outros textos do blog. Dê uma pesquisada por aqui...



Valeu... 




terça-feira, 3 de abril de 2018

i) Possui ERP (Sistema) e o utiliza para controlar o estoque? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

i)      Possui ERP (Sistema) e o utiliza para controlar o estoque?

Taí um dos pontos fortes de seu controle de estoque, o Sistema ERP. Muitas empresas dizem que tem, mas não o utilizam realmente.

Para um ERP funcionar corretamente e dar resultado esperado quanto ao controle de estoque, todos os processos de controle devem estar totalmente implantados e controlados como:

  • Recebimento de Mercadorias
  • Controle de transferências externas (inter lojas) e internas
  • Transferências para produção e consumo
  • Controle de trocas e avarias
  • Baixas das vendas (PDV e Notas Fiscais)
  • Funções de inventário (Geral e Rotativo)


Além de servir de controle dos processos de controle de estoque o ERP deve também fornecer ferramentas e Gestão, como relatórios, consultas e indicadores (KPI´s).

Como está seu ERP hoje? Você tem dificuldades de ter esse tipo de controle? Tá na hora de avaliá-lo, reimplantá-lo ou mesmo trocá-lo?

Não adianta você concentrar esforços para ter um estoque com bom índice de confiança, fazer inventários constantemente e seu ERP no momento seguinte, por falta de rotinas de controle, desmorona todo o seu trabalho. Pense nisso.

Hoje existem muitas ferramentas (ERP) eficazes quanto ao controle de estoque, tenho certeza que você vai encontrar um com a aderência necessária para esse ou outros processos em sua loja.

Valeu...

segunda-feira, 12 de março de 2018

h) O próprio fornecedor em sua visita diz pra você o quanto você deve comprar? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE


h) O próprio fornecedor em sua visita diz pra você o quanto você deve comprar?

Esse assunto embora parecer um pouco estranho, ainda existem fornecedores que passam primeiro nas lojas para conhecer o estoque de seus produtos para depois passarem essa informação ao comprador da empresa. E isso não é tão incomum assim.

Nesses casos há um interesse do fornecedor em vender o produto dele, é claro, por isso se você não tiver controle de seu estoque a tendência é cada vez mais o fornecedor te vender mercadoria e que vai aumentar seu estoque desnecessariamente. Assim ele poderá atingir a meta dele mais rápido. E você fica com o mico.

Não permita que isso ocorra. Tenha sempre a mão o saldo de produtos e a demanda de vendas de seus estoques. Isso viabilizará um equilíbrio entre a compra e a venda, sem carregar seus estoques nas lojas ou na Central de Distribuição.


Valeu...

sexta-feira, 23 de fevereiro de 2018

g) O estoque de trocas é controlado? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

g) O estoque de trocas é controlado?

Questão muito interessante. Qual é a importância de você controlar as trocas num Supermercado. Segundo estudos de entidades ligadas a eles, ela pode representar de 1,2% até 5% da venda ou mais, isso depende do nível de controle existente na empresa. Se você estiver olhando para o Gelados, Yogurtes, FLV (Frutas, Legumes e Verduras) e Carnes/Aves, por exemplo, esse número deve ser bem maior. Imagine se você não tiver controle disso. A falta dele afeta diretamente o resultado da Loja.

Hoje existem sistemas ERP que possuem rotinas para esse controle e que ajudam na sua gestão. São rotinas que criam estoque de trocas/quebras para que sejam negociadas com os Fornecedores.

Os fornecedores são o recurso principal de recuperação dessas trocas/quebras, eles possuem políticas de negociação que revertem esse valor perdido em dinheiro ou até mesmo substituem mercadorias danificadas, mas você tem que conhecer o seu número. Esse número tem que ser por Fornecedor, Categoria etc.

Esteja sempre atento aos volumes gerados pela quebra e conscientize os funcionários operacionais quanto a importância de controla-las. Algumas empresas têm até uma premiação para que esse número se mantenha dentro de um padrão aceitável.

Controlar trocas é igual a lucro.

Veja abaixo um link interessante.

https://www.sm.com.br/detalhe/gestao/seis-bilhoes-de-reais-em-perdas-ao-ano-somente-com-pereciveis?dest=miltoncdsilva%40hotmail.com&utm_source=akna&utm_medium=email&utm_campaign=NEWSLETTER%20SM_20180223&

Valeu...