n) Controla as entradas através da Nota Fiscal? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

n) Controla as entradas através da Nota Fiscal?

Pergunta bem simples, mas o impacto terrível na conferência de mercadorias no Recebimento. Esse procedimento é muito utilizado por muitas lojas, pois não requer muito controle e a partir do documento de entrega da mercadoria (DANF) efetua-se a contagem das mercadorias e procede a entrada no estoque da loja. Confiando simplesmente no funcionário que executa o procedimento e que já trabalha na empresa há bastante tempo.

O risco desse procedimento é que ele pode gerar muitos prejuízos e quebra para a empresa. Apesar de o funcionário ser de extrema confiança, ele é humano e poder cometer erros de lançamento e até de contagem. Há riscos também de o funcionário não contar. Ele pode simplesmente colocar um “√” frio, como chamamos na auditoria, para mostrar que foi conferido, num caso de um setor com poucos funcionários e muitos veículos para conferir.

Com o setor de recebimento não se “brinca”, você deve ter bastante atenção e segurança na conferência. A maioria dos ERP´s de supermercados já têm os chamados “conferência cega”, da qual já falei em outros textos aqui no blog. Esse procedimento pode evitar muitas perdas da empresa que são geradas por negligência e erro, ou até mesmo fraudes que possam comprometer seus negócios e fazer você perder muito dinheiro.

Se você possui esse tipo de procedimento, você está perdendo dinheiro, pois ele se torna uma ralo sem fim. Neste caso procure investir na segurança, pois você vai sentir que vale a pena.

Valeu...

Há controle das transferências internas de mercadorias de consumo e produção interna? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

m) Há controle das transferências internas de mercadorias de consumo e produção interna?

Esse detalhe, embora seja muito importante, é muito desprezado pelos administradores de loja. Toda a mercadoria que for utilizada como consumo interno ou for utilizada para produção na padaria deve ser transferida e direcionada para tal. Além de impactos no seu número de estoque, ela também afeta a parte fiscal.

As mercadorias transferidas para consumo interno, como por exemplo leite para o café da manhã dos funcionários, pão, arroz etc, bem como o material de limpeza da loja devem ser transferidos no sistema e emitido uma nota fiscal para que o imposto creditado na compra da mercadoria seja estornado e o saldo de estoque disponível para venda ajustado.

No caso das mercadorias transferidas para a produção, da mesma forma, devem ser transferidas para um estoque de insumo, visto que elas serão consumidas para produção de outras mercadorias. Essa transferência também deve ter nota fiscal emitida para o estorno do imposto visto que elas também não serão vendidas. Sai do estoque disponível para vendas e entra no estoque de insumo. No estoque de insumo o seu saldo será baixado com a produção da receita do novo produto.

No caso da emissão da nota fiscal, nem todas as empresas são obrigadas a emiti-las, cada uma deve consultar seu contador para orientações. Mas se você quer ter um saldo de estoque real, esse procedimento tem que ser executado no sistema de controle de estoque ou ERP.

Valeu...

l) Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

l) Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)?

Taí uma coisa que ninguém gosta de fazer, mas que necessariamente ajuda a manter os números de seu estoque confiável. Dependendo do seu nível de controle de estoque (baseado nas questões já colocadas aqui no blog), você pode fazer o inventário geral a cada 3 ou 6 meses. O recomendável é ter uma equipe permanente de controle de estoque, a qual fica responsável em administrar esses inventários e manter o nível de acuracidade próximo a 100%. Essa equipe pode trabalhar os chamados inventários rotativos, que através de cronograma, faz inventários por setor, produtos, fornecedores ou categorias. Essa prática faz com que seus estoques fiquem bem mais confiáveis.

Se isso não for possível, pode-se fazer o inventário geral, que pode ser interno ou contratado no mercado. Tem algumas empresas que faz toda a contagem e entrega os números para a empresa que ajusta seus números no sistema.

Realmente esse procedimento é desencorajador, mas é a única forma de manter confiável o número de estoque e evitar uma compra desnecessária ou falta dela.

O estoque é a base para evitar vários problemas na loja, como ruptura, excesso de estoque, aumento da quebra e consequentemente perda de vendas e clientes.

Programe seus inventários rotativos e mantenha seus estoques atualizados e tenha uma boa gestão de estoque que vale a pena.

Valeu...