CONTRATO FIDELIDADE

 

Olá. 

Vamos falar um pouco de Contrato com Fornecedores ou Contrato Fidelidade. 

Esse contrato, muito comum no Varejo Supermercado, visa obter verbas dos fornecedores para reforçar as parcerias entre as partes. Ambos se comprometem a cumprir os acordos e ambos ganham com isso. 

Esses contratos abrangem aspectos de fidelidade de abastecimento, metas de compras, verbas para logísticas, inauguração de lojas, marketing, verbas fixas para promoções e verbas para não troca. Cada uma delas está ligado a um processo ou evento realizado pelo supermercado que utilizam essas verbas para cobertura de despesas e gastos com certas modalidades. 

As verbas de logística, por exemplo, são utilizadas para pagar as despesas do Centro de distribuição e logística, visto que para o fornecedor é mais econômico entregar as mercadorias no CD do que entregar Loja a loja.

Os contratos devem ser bem administrados, visto que essas verbas acordadas são cobradas normalmente em três modalidades: 

Pagamento em Produtos: O Fornecedor envia o valor acordado em forma de Mercadoria bonificada ou doada. 

Pagamento em desconto financeiro na Duplicata: O fornecedor fornece um desconto na duplicata toda a vez que houver uma entrada de mercadoria.

Pagamento via Boleto ou Crédito em Conta: O Fornecedor faz isso via esses mecanismos de pagamento.

Esse processo deve ser muito bem controlado principalmente pelo supermercado que é o maior interessado. Dependendo do valor envolvido, deve-se eleger um profissional da área Comercial para acompanhar as negociações e recebimentos dessas verbas negociadas. O batimento com os Fornecedores devem ser de tempos em tempos (Trimestral pelo menos).

Todo o processo deve estar no ERP (Sistema Corporativo) do Supermercado, visto que o processo manual pode ter falhas.

Os supermercados conseguem um percentual de 1% a 5% da venda em negociação com os fornecedores, dependendo do tamanho da Rede. Ou seja se o Supermercado fatura 10Milhões pode ter até 500Mil de acordos provenientes dessas negociações. 

Ah. Lembrem-se de que o mercado está em constantes mudanças e o que é negociado hoje pode não ser a melhor opção amanhã, então de tempos em tempos avalie as cláusulas dos contratos e reveja com o fornecedor. 

Valeu...

FLV – Como administrar as diferenças

 

FLV – Como administrar as diferenças

Muito comum em um Supermercado ter o departamento de Frutas, legumes e verduras. Embora seja um setor que traz uma boa margem, ele deve ter um tratamento especial, devido aos produtos serem extremamente delicados e com poucos dias de giro de vendas. Um setor de HortiFruti tem um giro de aproximadamente 3 dias. Passou disso é quebra. 

A quebra de um setor de Hortifruti pode atingir números assustadores, chegando a até 10%, sendo que o ideal seria metade disso. Quais são os principais cuidados nessa área.

Compras: O Comprador deve estar atendo a qualidade do produto e comprar apenas o suficiente para suprir a venda da loja.

Embalagem: Verificar como são acondicionados os produtos. Tipos de embalagem (Caixas)

Transporte: Como são transportados os produtos até a loja

Recebimento da Mercadoria: Na Loja o papel inicial é do responsável pelo setor no momento do recebimento da mercadoria. Verificar a qualidade do produto, as avarias que podem ter ocorrido no transporte, o acondicionamento e a descarga. Conferir o peso de todas elas. Dependendo da mercadoria elas perdem água e reduzem o peso, então todas devem ser pesadas. A variação de mercado é em torno de 5%, pode ser para mais ou menos.

Na loja o acondicionamento também é muito importante. Deverá ser feita de acordo com o produto. Há produtos que devem ser colocados no refrigerador, como as hortaliças, e outros que não tem necessidade disso, como a maioria das frutas e legumes.

Normalmente as mercadorias são recebidas pela manhã e já segue para a área de vendas para ganhar em qualidade, antes da abertura da loja. Quando a loja abrir o setor está organizado e com produtos brilhantes.

O transporte interno na loja deve ter seus cuidados também. Como são produtos sensíveis, qualquer movimentação ou queda pode danificá-los e produzir quebras. Treinamento com os repositores é obrigatório e ferramentas também, como um carrinho de transporte adequado a esse departamento.

Outro ponto que pode comprometer a margem e estoque desses produtos, é a venda. No Hortifruti existem produtos muito parecidos em sua aparência, como por exemplo, Laranja Lima e Pera e que possui custos diferentes. Se forem vendidos com códigos trocados, o supermercado pode aumentar seu número de quebras, bagunçar seu histórico de vendas e reduzir sua margem. Toda a diferença de estoque só aparecerá no inventário. Nesses casos reque treinamento tanto do encarregado do setor, como da operadora de caixa e repositores.

Para evitar esse tipo de problemas, muitos supermercados adotam algumas medidas para evitar que os códigos sejam trocados no momento da venda, como:

- Vender produtos já na bandeja: Exemplo a ameixa importada

- Vender mercadorias já embaladas em sacos: Laranja lima (aqui já vi várias soluções, como , etiquetar todas as laranja com o PLU interno, Escrever “L” com caneta nas laranjas e por ai vai)

- Treinar as operadoras de caixas tratando essas diferenças.

- Colocar no display do Checkout a foto do produto.

Cuidando bem do FLV você trará bons resultados para o seu Supermercado.

 

Valeu...

q) Faz inventário rotativo ou eventual? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

q) Faz inventário rotativo ou eventual?

Bem esse é o último assunto da nossa lista de Controle de Estoque. Embora já falado no blog, vamos reforçar a importância de se elaborar inventários para verificar se o estoque está com os números confiáveis e também para identificar qualquer divergência.

O inventário eventual ou rotativo é uma rotina de contagem do estoque que ajuda a manter os números do estoque confiáveis. Como ele funciona? Ao invés de se fazer inventários gerais, você divide sua loja em departamento ou setores e conta um de cada vez. Assim você pode utilizar a própria equipe da loja para as contagens.

Faça uma programação (agenda) e distribua o serviço. Você pode também dividir em mais etapas, como por exemplo por fornecedor ou gôndola. É outra forma de se fazer o inventário.

A ideia é fazer com que em determinado período toda a loja seja contada sem a necessidade de se fazer um inventário geral. Então você pode respeitar o seguinte cronograma sugestivo:

Perecíveis FLV: 1 vez por semana

Carnes e Aves e PAS: 2 vezes por mês  

Mercearia: Completar o giro a cada 3 meses

Bazar e outros setores: completar o giro a cada 6 meses

Valeu...

p) A empresa possui equipe de Prevenção de perdas? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

p) A empresa possui equipe de Prevenção de perdas?

Quebras ou perdas são assuntos muito discutidos nos supermercados, visto que eles funcionam como um vazamento de água que não se consegue identificar. Essa quebra impacta diretamente no resultado da loja, trazendo prejuízos e reduzindo sua margem de lucro. Isso pode ocorrer de diversas formas: Divergências no recebimento, roubo, degustação na Loja, queda de produtos, abandono de produtos no caixa entre outros (já falamos desse assunto no blog).

A função da equipe de prevenção de perdas é justamente essa, evitar que isso aconteça e trabalhar para que o nível de quebra seja o menor possível. Ela fica encarregada de implementar processos para evitar os vários tipos de quebras e perdas que ocorrem nas lojas.

Uma das primeiras coisas que precisa se fazer é identificar onde as quebras acontecem. Identificar como e com que tipo de produto que mais quebram. E é aí que a equipe entra.

Ela acompanha os recebimentos, identificam as trocas e quebras, acompanham os inventários, os cancelamentos de cupons no caixa, a retirada do lixo, a venda de aparas e até controlam a entrada e saída de promotores. Sugerem onde devem ser colocadas câmeras, mudanças de layout da loja, e outros procedimentos que a loja necessite.

O tamanho da equipe vai depender do tamanho da Loja, pode ser de um ou mais profissionais. E claro, esse profissional estará subordinado a matriz para ter autonomia de trabalho.

Tenho certeza que assim você conseguirá reduzir sua quebra.

Valeu...

o) Utiliza algo como, guia cega, para conferência do recebimento? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

o) Utiliza algo como, guia cega, para conferência do recebimento?

Mais uma vez falando nesse assunto. Como já vimos em outros textos sobre Conferência Cega, não quero ser repetitivo, mas esse assunto é muito importante no que se diz respeito a controle de estoque, quebra e segurança no procedimento de recebimento de mercadorias. Pois a Guia Cega ou recebimento Cego é o procedimento que garante que a conferência de mercadoria está sendo efetuada corretamente e com segurança.

Esse processo, como já disse, é encontrado na maioria dos ERP´s que existem no mercado, mas o ERP por si só não implanta nada sozinho, depende do processo e das pessoas que trabalham na empresa.  

Trata-se de um processo simples onde o conferente não tem acesso a Nota Fiscal e faz a conferência através de um relatório, no qual não consta a quantidade de produtos que está sendo entregue pelos fornecedores, mas sim a lista de produtos. Com esse relatório o conferente confere as mercadorias que estão sendo entregue e anota na guia cega e depois entrega no CPD da loja para inserção das quantidades no Sistema. O Sistema é quem faz a checagem se as quantidades batem com a Nota Fiscal e libera uma crítica. Se houver necessidade emite nova guia para contagem das divergências, se não, libera a entrada da nota fiscal no sistema e completa o recebimento.

Se você não tem esse processo em operação, faça um esforço para implantá-lo, visto que com ele você terá maior confiabilidade no seu número de estoque e também vai reduzir suas quebras.

Valeu...

n) Controla as entradas através da Nota Fiscal? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

n) Controla as entradas através da Nota Fiscal?

Pergunta bem simples, mas o impacto terrível na conferência de mercadorias no Recebimento. Esse procedimento é muito utilizado por muitas lojas, pois não requer muito controle e a partir do documento de entrega da mercadoria (DANF) efetua-se a contagem das mercadorias e procede a entrada no estoque da loja. Confiando simplesmente no funcionário que executa o procedimento e que já trabalha na empresa há bastante tempo.

O risco desse procedimento é que ele pode gerar muitos prejuízos e quebra para a empresa. Apesar de o funcionário ser de extrema confiança, ele é humano e poder cometer erros de lançamento e até de contagem. Há riscos também de o funcionário não contar. Ele pode simplesmente colocar um “√” frio, como chamamos na auditoria, para mostrar que foi conferido, num caso de um setor com poucos funcionários e muitos veículos para conferir.

Com o setor de recebimento não se “brinca”, você deve ter bastante atenção e segurança na conferência. A maioria dos ERP´s de supermercados já têm os chamados “conferência cega”, da qual já falei em outros textos aqui no blog. Esse procedimento pode evitar muitas perdas da empresa que são geradas por negligência e erro, ou até mesmo fraudes que possam comprometer seus negócios e fazer você perder muito dinheiro.

Se você possui esse tipo de procedimento, você está perdendo dinheiro, pois ele se torna uma ralo sem fim. Neste caso procure investir na segurança, pois você vai sentir que vale a pena.

Valeu...

Há controle das transferências internas de mercadorias de consumo e produção interna? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

m) Há controle das transferências internas de mercadorias de consumo e produção interna?

Esse detalhe, embora seja muito importante, é muito desprezado pelos administradores de loja. Toda a mercadoria que for utilizada como consumo interno ou for utilizada para produção na padaria deve ser transferida e direcionada para tal. Além de impactos no seu número de estoque, ela também afeta a parte fiscal.

As mercadorias transferidas para consumo interno, como por exemplo leite para o café da manhã dos funcionários, pão, arroz etc, bem como o material de limpeza da loja devem ser transferidos no sistema e emitido uma nota fiscal para que o imposto creditado na compra da mercadoria seja estornado e o saldo de estoque disponível para venda ajustado.

No caso das mercadorias transferidas para a produção, da mesma forma, devem ser transferidas para um estoque de insumo, visto que elas serão consumidas para produção de outras mercadorias. Essa transferência também deve ter nota fiscal emitida para o estorno do imposto visto que elas também não serão vendidas. Sai do estoque disponível para vendas e entra no estoque de insumo. No estoque de insumo o seu saldo será baixado com a produção da receita do novo produto.

No caso da emissão da nota fiscal, nem todas as empresas são obrigadas a emiti-las, cada uma deve consultar seu contador para orientações. Mas se você quer ter um saldo de estoque real, esse procedimento tem que ser executado no sistema de controle de estoque ou ERP.

Valeu...

l) Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

l) Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)?

Taí uma coisa que ninguém gosta de fazer, mas que necessariamente ajuda a manter os números de seu estoque confiável. Dependendo do seu nível de controle de estoque (baseado nas questões já colocadas aqui no blog), você pode fazer o inventário geral a cada 3 ou 6 meses. O recomendável é ter uma equipe permanente de controle de estoque, a qual fica responsável em administrar esses inventários e manter o nível de acuracidade próximo a 100%. Essa equipe pode trabalhar os chamados inventários rotativos, que através de cronograma, faz inventários por setor, produtos, fornecedores ou categorias. Essa prática faz com que seus estoques fiquem bem mais confiáveis.

Se isso não for possível, pode-se fazer o inventário geral, que pode ser interno ou contratado no mercado. Tem algumas empresas que faz toda a contagem e entrega os números para a empresa que ajusta seus números no sistema.

Realmente esse procedimento é desencorajador, mas é a única forma de manter confiável o número de estoque e evitar uma compra desnecessária ou falta dela.

O estoque é a base para evitar vários problemas na loja, como ruptura, excesso de estoque, aumento da quebra e consequentemente perda de vendas e clientes.

Programe seus inventários rotativos e mantenha seus estoques atualizados e tenha uma boa gestão de estoque que vale a pena.

Valeu...

k) No momento do pedido, pede pra um auxiliar da loja contar o estoque do fornecedor? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

k) No momento do pedido, pede pra um auxiliar da loja contar o estoque do fornecedor?

Está aí um procedimento muito utilizado também para quem não tem controle do seu estoque ou porque não confia nos números apresentados em seu ERP. Mas temos que tomar cuidados com ele, visto que pode haver algum tipo de erro ou engano causado por problemas relacionados ao profissional que está à frente desse procedimento.

Bem , um deles está relacionado ao próprio profissional na questões de comprometimento, normalmente quem faz esse trabalho possui outras responsabilidades na loja, e quando solicitado a fazê-lo, o faz de forma contrariada, informando valores que não existem.

Pode haver troca de produtos, contagem errada, falta de contagem e informado para o comprador um número pior do que o já existente no ERP. E além de tudo, esses números não são ajustados no ERP que continua desatualizado.

Qualquer erro nesse procedimento de contagem pode repercutir diretamente no estoque, podendo causar ruptura ou excesso de estoque, qualquer um dos dois causam danos irreparáveis no negócio.

Para se evitar esse tipo de situação, é necessário que se faça inventários rotativos e os dados sejam informados no ERP para acesso automático do pedido de compras. É claro que isso não se anda sozinho, precisa ter procedimentos de atualização de estoque que garantam, a partir daí, um número confiável que possa ser utilizado para cálculo da sugestão de compra para o comprador.

Valeu...

j) Possui controle das entradas das mercadorias? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

j) Possui controle das entradas das mercadorias?

Esse assunto é um dos mais discutidos nos Supermercados, devido sua importância no controle de estoque, perdas, quebras. Tudo que acontece no processo de recebimento de mercadoria afeta todos os outros processos do varejo. 

Nesse processo acontece o recebimento de notas fiscais dos fornecedores, que depois de terminado, o sistema utilizado deve atualizar o estoque da mercadoria, efetuar conferência fiscal, conferência física, conferência com o Pedido de Compra, conferência financeira etc. Caso isso não ocorra, os processos posteriores ficam prejudicados. 

Como estamos falando de estoque, isso vai parar na quantidade recebida. Se não há conferência física no recebimento com uma guia cega ou um processo que garanta que as quantidades recebidas sejam realmente as que estão faturadas pelo fornecedor, ocorre uma divergência entre o físico e o fiscal, O sistema atualiza o estoque com base na nota fiscal. 

O processo de conferência de mercadoria deve ser bem controlado para que se garanta a efetiva atualização de tudo o que entra e sai da loja (nesse caso a expedição). Já falamos desse assunto em outros textos do blog. Dê uma pesquisada por aqui...

Valeu...