n) Controla as entradas através da Nota Fiscal? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

n) Controla as entradas através da Nota Fiscal?

Pergunta bem simples, mas o impacto terrível na conferência de mercadorias no Recebimento. Esse procedimento é muito utilizado por muitas lojas, pois não requer muito controle e a partir do documento de entrega da mercadoria (DANF) efetua-se a contagem das mercadorias e procede a entrada no estoque da loja. Confiando simplesmente no funcionário que executa o procedimento e que já trabalha na empresa há bastante tempo.

O risco desse procedimento é que ele pode gerar muitos prejuízos e quebra para a empresa. Apesar de o funcionário ser de extrema confiança, ele é humano e poder cometer erros de lançamento e até de contagem. Há riscos também de o funcionário não contar. Ele pode simplesmente colocar um “√” frio, como chamamos na auditoria, para mostrar que foi conferido, num caso de um setor com poucos funcionários e muitos veículos para conferir.

Com o setor de recebimento não se “brinca”, você deve ter bastante atenção e segurança na conferência. A maioria dos ERP´s de supermercados já têm os chamados “conferência cega”, da qual já falei em outros textos aqui no blog. Esse procedimento pode evitar muitas perdas da empresa que são geradas por negligência e erro, ou até mesmo fraudes que possam comprometer seus negócios e fazer você perder muito dinheiro.

Se você possui esse tipo de procedimento, você está perdendo dinheiro, pois ele se torna uma ralo sem fim. Neste caso procure investir na segurança, pois você vai sentir que vale a pena.

Valeu...

Há controle das transferências internas de mercadorias de consumo e produção interna? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

m) Há controle das transferências internas de mercadorias de consumo e produção interna?

Esse detalhe, embora seja muito importante, é muito desprezado pelos administradores de loja. Toda a mercadoria que for utilizada como consumo interno ou for utilizada para produção na padaria deve ser transferida e direcionada para tal. Além de impactos no seu número de estoque, ela também afeta a parte fiscal.

As mercadorias transferidas para consumo interno, como por exemplo leite para o café da manhã dos funcionários, pão, arroz etc, bem como o material de limpeza da loja devem ser transferidos no sistema e emitido uma nota fiscal para que o imposto creditado na compra da mercadoria seja estornado e o saldo de estoque disponível para venda ajustado.

No caso das mercadorias transferidas para a produção, da mesma forma, devem ser transferidas para um estoque de insumo, visto que elas serão consumidas para produção de outras mercadorias. Essa transferência também deve ter nota fiscal emitida para o estorno do imposto visto que elas também não serão vendidas. Sai do estoque disponível para vendas e entra no estoque de insumo. No estoque de insumo o seu saldo será baixado com a produção da receita do novo produto.

No caso da emissão da nota fiscal, nem todas as empresas são obrigadas a emiti-las, cada uma deve consultar seu contador para orientações. Mas se você quer ter um saldo de estoque real, esse procedimento tem que ser executado no sistema de controle de estoque ou ERP.

Valeu...

l) Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

l) Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)?

Taí uma coisa que ninguém gosta de fazer, mas que necessariamente ajuda a manter os números de seu estoque confiável. Dependendo do seu nível de controle de estoque (baseado nas questões já colocadas aqui no blog), você pode fazer o inventário geral a cada 3 ou 6 meses. O recomendável é ter uma equipe permanente de controle de estoque, a qual fica responsável em administrar esses inventários e manter o nível de acuracidade próximo a 100%. Essa equipe pode trabalhar os chamados inventários rotativos, que através de cronograma, faz inventários por setor, produtos, fornecedores ou categorias. Essa prática faz com que seus estoques fiquem bem mais confiáveis.

Se isso não for possível, pode-se fazer o inventário geral, que pode ser interno ou contratado no mercado. Tem algumas empresas que faz toda a contagem e entrega os números para a empresa que ajusta seus números no sistema.

Realmente esse procedimento é desencorajador, mas é a única forma de manter confiável o número de estoque e evitar uma compra desnecessária ou falta dela.

O estoque é a base para evitar vários problemas na loja, como ruptura, excesso de estoque, aumento da quebra e consequentemente perda de vendas e clientes.

Programe seus inventários rotativos e mantenha seus estoques atualizados e tenha uma boa gestão de estoque que vale a pena.

Valeu...

k) No momento do pedido, pede pra um auxiliar da loja contar o estoque do fornecedor? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

k) No momento do pedido, pede pra um auxiliar da loja contar o estoque do fornecedor?

Está aí um procedimento muito utilizado também para quem não tem controle do seu estoque ou porque não confia nos números apresentados em seu ERP. Mas temos que tomar cuidados com ele, visto que pode haver algum tipo de erro ou engano causado por problemas relacionados ao profissional que está à frente desse procedimento.

Bem , um deles está relacionado ao próprio profissional na questões de comprometimento, normalmente quem faz esse trabalho possui outras responsabilidades na loja, e quando solicitado a fazê-lo, o faz de forma contrariada, informando valores que não existem.

Pode haver troca de produtos, contagem errada, falta de contagem e informado para o comprador um número pior do que o já existente no ERP. E além de tudo, esses números não são ajustados no ERP que continua desatualizado.

Qualquer erro nesse procedimento de contagem pode repercutir diretamente no estoque, podendo causar ruptura ou excesso de estoque, qualquer um dos dois causam danos irreparáveis no negócio.

Para se evitar esse tipo de situação, é necessário que se faça inventários rotativos e os dados sejam informados no ERP para acesso automático do pedido de compras. É claro que isso não se anda sozinho, precisa ter procedimentos de atualização de estoque que garantam, a partir daí, um número confiável que possa ser utilizado para cálculo da sugestão de compra para o comprador.

Valeu...

j) Possui controle das entradas das mercadorias? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

j) Possui controle das entradas das mercadorias?

Esse assunto é um dos mais discutidos nos Supermercados, devido sua importância no controle de estoque, perdas, quebras. Tudo que acontece no processo de recebimento de mercadoria afeta todos os outros processos do varejo. 

Nesse processo acontece o recebimento de notas fiscais dos fornecedores, que depois de terminado, o sistema utilizado deve atualizar o estoque da mercadoria, efetuar conferência fiscal, conferência física, conferência com o Pedido de Compra, conferência financeira etc. Caso isso não ocorra, os processos posteriores ficam prejudicados. 

Como estamos falando de estoque, isso vai parar na quantidade recebida. Se não há conferência física no recebimento com uma guia cega ou um processo que garanta que as quantidades recebidas sejam realmente as que estão faturadas pelo fornecedor, ocorre uma divergência entre o físico e o fiscal, O sistema atualiza o estoque com base na nota fiscal. 

O processo de conferência de mercadoria deve ser bem controlado para que se garanta a efetiva atualização de tudo o que entra e sai da loja (nesse caso a expedição). Já falamos desse assunto em outros textos do blog. Dê uma pesquisada por aqui...

Valeu... 

i) Possui ERP (Sistema) e o utiliza para controlar o estoque? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

i)      Possui ERP (Sistema) e o utiliza para controlar o estoque?

Taí um dos pontos fortes de seu controle de estoque, o Sistema ERP. Muitas empresas dizem que tem, mas não o utilizam realmente.

Para um ERP funcionar corretamente e dar resultado esperado quanto ao controle de estoque, todos os processos de controle devem estar totalmente implantados e controlados como:

• Recebimento de Mercadorias

• Controle de transferências externas (inter lojas) e internas

• Transferências para produção e consumo

• Controle de trocas e avarias

• Baixas das vendas (PDV e Notas Fiscais)

• Funções de inventário (Geral e Rotativo)

Além de servir de controle dos processos de controle de estoque o ERP deve também fornecer ferramentas e Gestão, como relatórios, consultas e indicadores (KPI´s).

Como está seu ERP hoje? Você tem dificuldades de ter esse tipo de controle? Tá na hora de avaliá-lo, reimplantá-lo ou mesmo trocá-lo?

Não adianta você concentrar esforços para ter um estoque com bom índice de confiança, fazer inventários constantemente e seu ERP no momento seguinte, por falta de rotinas de controle, desmorona todo o seu trabalho. Pense nisso.

Hoje existem muitas ferramentas (ERP) eficazes quanto ao controle de estoque, tenho certeza que você vai encontrar um com a aderência necessária para esse ou outros processos em sua loja.

Valeu...

h) O próprio fornecedor em sua visita diz pra você o quanto você deve comprar? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

h) O próprio fornecedor em sua visita diz pra você o quanto você deve comprar?

Esse assunto embora parecer um pouco estranho, ainda existem fornecedores que passam primeiro nas lojas para conhecer o estoque de seus produtos para depois passarem essa informação ao comprador da empresa. E isso não é tão incomum assim.

Nesses casos há um interesse do fornecedor em vender o produto dele, é claro, por isso se você não tiver controle de seu estoque a tendência é cada vez mais o fornecedor te vender mercadoria e que vai aumentar seu estoque desnecessariamente. Assim ele poderá atingir a meta dele mais rápido. E você fica com o mico.

Não permita que isso ocorra. Tenha sempre a mão o saldo de produtos e a demanda de vendas de seus estoques. Isso viabilizará um equilíbrio entre a compra e a venda, sem carregar seus estoques nas lojas ou na Central de Distribuição.

Valeu...

g) O estoque de trocas é controlado? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

g) O estoque de trocas é controlado?

Questão muito interessante. Qual é a importância de você controlar as trocas num Supermercado. Segundo estudos de entidades ligadas a eles, ela pode representar de 1,2% até 5% da venda ou mais, isso depende do nível de controle existente na empresa. Se você estiver olhando para o Gelados, Yogurtes, FLV (Frutas, Legumes e Verduras) e Carnes/Aves, por exemplo, esse número deve ser bem maior. Imagine se você não tiver controle disso. A falta dele afeta diretamente o resultado da Loja.

Hoje existem sistemas ERP que possuem rotinas para esse controle e que ajudam na sua gestão. São rotinas que criam estoque de trocas/quebras para que sejam negociadas com os Fornecedores.

Os fornecedores são o recurso principal de recuperação dessas trocas/quebras, eles possuem políticas de negociação que revertem esse valor perdido em dinheiro ou até mesmo substituem mercadorias danificadas, mas você tem que conhecer o seu número. Esse número tem que ser por Fornecedor, Categoria etc.

Esteja sempre atento aos volumes gerados pela quebra e conscientize os funcionários operacionais quanto a importância de controla-las. Algumas empresas têm até uma premiação para que esse número se mantenha dentro de um padrão aceitável.

Controlar trocas é igual a lucro.

Veja abaixo um link interessante.

https://www.sm.com.br/detalhe/gestao/seis-bilhoes-de-reais-em-perdas-ao-ano-somente-com-pereciveis?dest=miltoncdsilva%40hotmail.com&utm_source=akna&utm_medium=email&utm_campaign=NEWSLETTER%20SM_20180223&

Valeu...

f) Você acha que controlar estoque é besteira (desnecessário)? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

f) Você acha que controlar estoque é besteira (desnecessário)?

Claro que é uma figura de linguagem, mas tem muita gente que ainda acha que controlar estoque é perda de tempo. Gasta tempo e dinheiro e não se consegue ver o resultado. Pois é... Como o varejo possui muitos itens, uma loja por menor que seja tem de 2.000  até 5.000  itens quem vai controlar isso? Fazer inventários, validar todas as movimentações de entradas e saídas, controlar quebras, ufa... muita coisa.

Sabemos que o estoque é uma grande parte do faturamento de um supermercado, o Custo da mercadoria vendida é cerca de 75% do valor da venda, então porque não o controlar. Se você ganhar 1% desse desperdício, você ganha 1% direto no  lucro. Agora...  Você não pode gastar mais que isso para controlar seu estoque. Tem que fazer conta. Ganhar 1% e gastar 2% não resolve. O controle tem que ser eficiente e compensar financeiramente, transformando esse investimento em lucro.

Não existe fórmula mágica para isso e sim trabalhar nos procedimentos operacionais e de controle de estoque para cada loja ou grupo de Loja. O benefício de um controle de estoque é notório quando você tem um.

Redução de quebras, melhoras nos lucros, melhor resultado, menor custo com armazenagem, melhor compra, entre outros. Esses são alguns benefícios.

Valeu...

e) Você efetua a compra com base nas suas vendas? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

e)        Você efetua a compra com base nas suas vendas?

Algumas empresas por não acharem importante o controle do estoque, encontraram uma fórmula, a qual utilizam para efetuarem suas compras. É a compra baseada nas vendas dos produtos, ou seja, quanto eu vendi no período (cálculo da média de venda) é quanto eu tenho que comprar sem a necessidade de considerar meu estoque inicial.

Parece um método muito bom, porém considera muito a experiência do comprador para fazer o ajuste dos números que são baseados em poucos indicadores antes de colocar o pedido.

Média de venda: Pode ser considerada apenas de forma simples, ou seja, quanto vendeu pela quantidade de dias de venda;

Porém, ainda tem alguns indicadores que servem como suporte para incrementar a sugestão de compra, como: considerar produtos em promoção, rupturas etc.

As empresas, que se utilizam apenas das vendas como indicadores de sugestão, tem que se preocuparem tanto com as rupturas como com o excesso de estoque na empresa, visto que você pode comprar muito mais, devido a um período de oferta anterior, assim como comprar menos, devido a uma queda natural das vendas.

O ideal é que sejam considerados vários indicadores para sugestão de compras, conforme já falado anteriormente na postagem sobre “SUGESTÃO DE COMPRA”.

Valeu...