f) Você acha que controlar estoque é besteira (desnecessário)? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

f) Você acha que controlar estoque é besteira (desnecessário)?

Claro que é uma figura de linguagem, mas tem muita gente que ainda acha que controlar estoque é perda de tempo. Gasta tempo e dinheiro e não se consegue ver o resultado. Pois é... Como o varejo possui muitos itens, uma loja por menor que seja tem de 2.000  até 5.000  itens quem vai controlar isso? Fazer inventários, validar todas as movimentações de entradas e saídas, controlar quebras, ufa... muita coisa.

Sabemos que o estoque é uma grande parte do faturamento de um supermercado, o Custo da mercadoria vendida é cerca de 75% do valor da venda, então porque não o controlar. Se você ganhar 1% desse desperdício, você ganha 1% direto no  lucro. Agora...  Você não pode gastar mais que isso para controlar seu estoque. Tem que fazer conta. Ganhar 1% e gastar 2% não resolve. O controle tem que ser eficiente e compensar financeiramente, transformando esse investimento em lucro.

Não existe fórmula mágica para isso e sim trabalhar nos procedimentos operacionais e de controle de estoque para cada loja ou grupo de Loja. O benefício de um controle de estoque é notório quando você tem um.

Redução de quebras, melhoras nos lucros, melhor resultado, menor custo com armazenagem, melhor compra, entre outros. Esses são alguns benefícios.

Valeu...

e) Você efetua a compra com base nas suas vendas? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

e)        Você efetua a compra com base nas suas vendas?

Algumas empresas por não acharem importante o controle do estoque, encontraram uma fórmula, a qual utilizam para efetuarem suas compras. É a compra baseada nas vendas dos produtos, ou seja, quanto eu vendi no período (cálculo da média de venda) é quanto eu tenho que comprar sem a necessidade de considerar meu estoque inicial.

Parece um método muito bom, porém considera muito a experiência do comprador para fazer o ajuste dos números que são baseados em poucos indicadores antes de colocar o pedido.

Média de venda: Pode ser considerada apenas de forma simples, ou seja, quanto vendeu pela quantidade de dias de venda;

Porém, ainda tem alguns indicadores que servem como suporte para incrementar a sugestão de compra, como: considerar produtos em promoção, rupturas etc.

As empresas, que se utilizam apenas das vendas como indicadores de sugestão, tem que se preocuparem tanto com as rupturas como com o excesso de estoque na empresa, visto que você pode comprar muito mais, devido a um período de oferta anterior, assim como comprar menos, devido a uma queda natural das vendas.

O ideal é que sejam considerados vários indicadores para sugestão de compras, conforme já falado anteriormente na postagem sobre “SUGESTÃO DE COMPRA”.

Valeu...

d) Possui alguém que controla seus estoques (Gestor)? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

      d)  Possui alguém que controla seus estoques (Gestor)?

Essa questão é muito importante para quem deseja ter o estoque de sua empresa em ordem e com um nível de acuracidade alto. O que faz o gestor de estoque? Ele é uma peça chave para controlar o estoque e mantê-lo atualizado. Ele será o responsável pelos inventários e responde por todos os problemas relacionados a divergências encontradas neles. É responsável em manter o índice de acuracidade em níveis aceitos para que os compradores no momento que estão elaborando seus pedidos de compras acreditem naquele número que estão vendo de estoque do produto.

Abaixo uma breve descrição das responsabilidades de um Gestor de Estoque copiado do site Infojobs (site de vagas).

“O Gerente de Estoque é o profissional responsável por gerenciar a recepção, conferência e armazenagem de produtos e materiais em almoxarifados, armazéns, silos e depósitos.

Um Gerente de Estoque controla e armazena os produtos, gera relatórios, faz levantamento controlando a entrada e saída de mercadorias no estoque.

Está sob as responsabilidades de um Gerente de Estoque gerenciar a equipe de colaboradores que atuam no estoque, acompanhando a rota de distribuição, recepcionar, conferir, armazenar produtos e materiais em almoxarifados, armazéns, silos e depósitos realizam os lançamentos da movimentação de entradas e saídas e controlando os estoques, distribuir produtos e materiais a ser expedido, organizar o almoxarifado para facilitar a movimentação dos itens armazenados e a armazenar, gerenciar a rotina de estoque, acompanhar o inventário, verificar o produto rotativo, fazer a classificação e elaboração de relatório gerencial, manter o controle do estoque das lojas, das entradas e das saídas, atuar com o gerenciamento da venda e da compra, mantem contato direto com o fornecedor e o parceiro, atuar com a expedição e com a análise de relatório, lidera, motiva e mantendo um bom relacionamento com a equipe, realizar a transferência de mercadorias entre lojas, acompanhamento das necessidades dos estoques dentre outras atividades, realizar inventários, efetuar auditoria interna, acompanhar processos de recebimento nas lojas, controlar e administrar as atividades de recebimento, armazenagem e distribuição de produtos, atuar com conferência e etiquetação, transferência de mercadorias, separação de pedidos, elaboração de relatórios e planilhas, acompanhar estoque e realizar cotação e compras de suprimentos em geral.

Ter conhecimentos em logística, armazenamento, controle de estoque e inventários.”

Valeu...

c) Conhece os indicadores de Quebra de sua empresa? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

c)      Conhece os indicadores de Quebra de sua empresa?

Eu diria que você só consegue controlar aquilo que você conhece. Essa é uma frase muito utilizada no mundo do controle interno, porém ela também serve quando estamos falando de quebra. Conhecer a quebra no varejo é praticamente saber quanto eu estou perdendo no meu lucro, visto que no demonstrativo de resultado ela afeta diretamente na margem de lucro da empresa.

A quebra está muito relacionada ao estoque. Então posso dizer com tranquilidade que, se você possui gestão eficiente de seu estoque, você pode estar reduzindo seu número de quebra, até sem saber.

A gestão eficiente do estoque, permite você comprar apenas o que está vendendo, dentro de um ciclo normal de vendas de cada mercadoria. Quando você compra muito, você pode ter excesso de estoque e consequentemente quebra por vencimento ou mesmo avarias de mercadorias por elas estarem armazenadas inadequadamente ou por muito tempo.

Conhecer a quebra é saber quanto a loja está perdendo de mercadoria ou deixando de vende-las, consequentemente todo o operacional da aquisição até a venda são perdidos.

Dentro dos processos de quebra estão: O Controle das avarias internas ocasionadas por qualquer motivos como: roubo, vencimentos, avarias por quedas, degustação na loja, mercadorias improprias para vendas, recebimento sem controle adequados (perdas) etc...

Conheça sua quebra e só assim poderá evitá-la.

Valeu...

b) Efetua apenas o Inventário Anual do estoque? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

b)        Efetua apenas o Inventário Anual do estoque?

Porque que coloquei “não” nessa resposta. A empresa que faz apenas o inventário no final do ano está pensando apenas em sua contabilidade e não em sua gestão de estoque.

Quando o inventário anual é feito, além de efetuar ajustes ao seu estoque, ele serve principalmente para contar seu estoque e informá-lo ao fisco. Corrige o estoque; sim, mas se o controle não for contínuo na primeira semana após a contagem esse estoque já estará desatualizado.

Para isso, é necessário dar continuidade nessa contagem através de inventários rotativos. E o que é inventário rotativo?

É aquele que efetua contagens em seu estoque, porém em pequenas partes por vez até atingir sua totalidade.

Como pode ser feito os inventários Rotativos:

1.       Definir os departamentos que devem ser contados, criando um cronograma anual;

2.       Quais os departamentos e setores que devem ser contados e com qual frequência;

3.       Vamos separar abaixo esses setores:

a.         Setor de Perecíveis – a cada 15 dias

b.        Setor de Mercearia – Completar o ciclo de inventário a cada 3 meses

c.         Setor não alimento – completar o ciclo a cada 6 meses

d.        Setor FLV – A cada semana fazer o inventário rotativo

É claro que isso vai depender da sua equipe de pessoas envolvidas nisso, mas com um bom gestor, você pode administrar e utilizar o pessoal da própria loja. Uma equipe de inventário seria uma ótima opção e também deve-se utilizar uma boa ferramenta (com coletores de dados).

Com o inventário rotativo ativo, você é capaz de identificar diferenças em seus estoques mais rapidamente e também sua quebra passa a ser um número mais atualizado e consequentemente sua sugestão de compra mais útil, reduzindo o risco de ruptura e excesso de estoque.

Valeu...

a) Conhece as quantidades existentes sem precisar contar o estoque de mercadorias? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

a)    Conhece as quantidades existentes sem precisar contar o estoque de mercadorias?

Essa foi a primeira questão do Texto anterior. Ela parece simples, mas envolve algumas premissas que nem sempre são fáceis de ter sob controle. Se você respondeu que “não” à pergunta e pensa como fazer para chegar no “sim”, depende de alguns processos que devem ser implementados na operação das lojas para garantir a segurança no número apresentado. Vamos destacar alguns itens abaixo que devem fazer parte do processo de movimentação do estoque:

- Processo de recebimento de mercadorias: Deve ser muito bem definido, respeitando o conceito de Guia cega. Isto feito vai trazer segurança nas entradas da mercadoria, onde acontecem normalmente muitos problemas;

- Descarte de mercadorias: Toda mercadoria descartada deve ser lançada como baixa no estoque, visto que o impacto no estoque acontece. Esse item também serve para apuração das quebras no final do mês.

- Transferência de mercadorias para uso e consumo: Também devem ser efetuadas e consequente baixadas no estoque do produto. Todos os produtos utilizados como uso e consumo também afetam os estoques dos produtos.

- Uso de produtos para produção (matérias-primas): Aqueles produtos que são utilizados para produção da padaria, por exemplo, também devem ser baixados do estoque.

- Outras saídas: Todas as outras saídas também devem ser baixadas do estoque, como: transferência para outras lojas, doação, devolução para fornecedores etc.

- Registrar as vendas no PDV: Todas as vendas devem ser registradas e baixadas no estoque e também as devoluções de mercadorias dos clientes.

Vocês viram, “conhecer as quantidades existentes”, é um termo que abrange a confiança no número. Você pode até responder que “sim”, mas qual o índice de integridade do número que você possui. Esse índice é mais importante que o próprio número. O estoque é a base para qualquer sugestão e emissão do Pedido de Compra, sem ele tudo fica no “achometro”.

Valeu...

VOCÊ TEM CONTROLE DE ESTOQUE DE MERCADORIAS NAS SUAS LOJAS?

Gente, esse tema também gera muita discussão. Até quando controlar estoque traz vantagens para o supermercado. Tenho notado alguns procedimentos para as lojas que não controlam seus estoques e que podem pôr em dúvidas sua realidade. Acho que temos até um tabu de que controlar estoques dão muito trabalho e que não compensa. Vamos lá então...

Empresas que não controlam estoque:

1.   Quando o comprador vai fazer o pedido ele precisa saber quanto tem de estoque para calcular a média de vendas do produto e depois aplicar a quantidade a ser comprada. Nesse caso ele utiliza-se de alguém na Loja (um repositor) para contar cada produto do fornecedor, anotar em um relatório e enviar para ele. Há casos em que o próprio fornecedor passa nas lojas contando os estoques para já trazer a quantidade pronta que ele precisa. 

Sabemos que nesse processo a incidência de erros é enorme que pode causar aumento demasiado de estoque ou falta dele. Sabemos também que:

Aumento de estoque = maior quebra e aumento de custo de estocagem

Falta de Estoque = Ruptura nas vendas e perda de clientes

2.   Se a empresa não controla estoque, não possui o valor de quebra que ocorre na empresa, exceto aquelas identificadas de imediato. Porém, se as quebras são simplesmente descartadas e jogadas no lixo, nem essas são contabilizadas. Se não se conhece os números não se pode preveni-las.

3.    As quebras são conhecidas apenas nos inventários que, quando são feitos, são trimestral, semestral ou anual (maioria) para efeito de balanço.

4.    Enumerei algumas questões e suas respostas para mostrar que algumas questões são essenciais para o bom controle de estoque:

Questão	Sim	Não
a)      Conhece as quantidades existentes sem precisar contar o estoque de mercadorias?	X
b)      Efetua apenas o Inventário Anual do estoque?		X
c)       Conhece os indicadores de Quebra de sua empresa?	X
d)      Possui alguém que controla seus estoques (Gestor)?	X
e)      Você efetua a compra com base nas suas vendas?		X
f)       Você acha que controlar estoque é besteira?		X
g)      O estoque de trocas é controlado?	X
h)      O próprio fornecedor em sua visita diz pra você o quanto você deve comprar?		X
i)        Possui ERP (Sistema) e o utiliza para controlar o estoque?	X
j)        Possui controle das entradas das mercadorias?	X
k)      No momento do pedido, pede pra um auxiliar da loja contar o estoque do fornecedor?		X
l)        Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)?	X
m)    Há controle das transferências internas de mercadorias, como pra consumo e produção interna?	X
n)      Controla as entradas através da Nota Fiscal?	X
o)      Utiliza algo como, guia cega, para conferência do recebimento?	X
p)      A empresa possui equipe de Prevenção de perdas?	X
q)      Faz inventário rotativo ou eventual?	X

Na sequência, vamos explorar essas questões individualmente. Por enquanto paro por aqui.

Valeu...