c) Conhece os indicadores de Quebra de sua empresa? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

c)      Conhece os indicadores de Quebra de sua empresa?

Eu diria que você só consegue controlar aquilo que você conhece. Essa é uma frase muito utilizada no mundo do controle interno, porém ela também serve quando estamos falando de quebra. Conhecer a quebra no varejo é praticamente saber quanto eu estou perdendo no meu lucro, visto que no demonstrativo de resultado ela afeta diretamente na margem de lucro da empresa.

A quebra está muito relacionada ao estoque. Então posso dizer com tranquilidade que, se você possui gestão eficiente de seu estoque, você pode estar reduzindo seu número de quebra, até sem saber.

A gestão eficiente do estoque, permite você comprar apenas o que está vendendo, dentro de um ciclo normal de vendas de cada mercadoria. Quando você compra muito, você pode ter excesso de estoque e consequentemente quebra por vencimento ou mesmo avarias de mercadorias por elas estarem armazenadas inadequadamente ou por muito tempo.

Conhecer a quebra é saber quanto a loja está perdendo de mercadoria ou deixando de vende-las, consequentemente todo o operacional da aquisição até a venda são perdidos.

Dentro dos processos de quebra estão: O Controle das avarias internas ocasionadas por qualquer motivos como: roubo, vencimentos, avarias por quedas, degustação na loja, mercadorias improprias para vendas, recebimento sem controle adequados (perdas) etc...

Conheça sua quebra e só assim poderá evitá-la.

Valeu...

b) Efetua apenas o Inventário Anual do estoque? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

b)        Efetua apenas o Inventário Anual do estoque?

Porque que coloquei “não” nessa resposta. A empresa que faz apenas o inventário no final do ano está pensando apenas em sua contabilidade e não em sua gestão de estoque.

Quando o inventário anual é feito, além de efetuar ajustes ao seu estoque, ele serve principalmente para contar seu estoque e informá-lo ao fisco. Corrige o estoque; sim, mas se o controle não for contínuo na primeira semana após a contagem esse estoque já estará desatualizado.

Para isso, é necessário dar continuidade nessa contagem através de inventários rotativos. E o que é inventário rotativo?

É aquele que efetua contagens em seu estoque, porém em pequenas partes por vez até atingir sua totalidade.

Como pode ser feito os inventários Rotativos:

1.       Definir os departamentos que devem ser contados, criando um cronograma anual;

2.       Quais os departamentos e setores que devem ser contados e com qual frequência;

3.       Vamos separar abaixo esses setores:

a.         Setor de Perecíveis – a cada 15 dias

b.        Setor de Mercearia – Completar o ciclo de inventário a cada 3 meses

c.         Setor não alimento – completar o ciclo a cada 6 meses

d.        Setor FLV – A cada semana fazer o inventário rotativo

É claro que isso vai depender da sua equipe de pessoas envolvidas nisso, mas com um bom gestor, você pode administrar e utilizar o pessoal da própria loja. Uma equipe de inventário seria uma ótima opção e também deve-se utilizar uma boa ferramenta (com coletores de dados).

Com o inventário rotativo ativo, você é capaz de identificar diferenças em seus estoques mais rapidamente e também sua quebra passa a ser um número mais atualizado e consequentemente sua sugestão de compra mais útil, reduzindo o risco de ruptura e excesso de estoque.

Valeu...

a) Conhece as quantidades existentes sem precisar contar o estoque de mercadorias? SÉRIE: CONTROLE DE ESTOQUE

a)    Conhece as quantidades existentes sem precisar contar o estoque de mercadorias?

Essa foi a primeira questão do Texto anterior. Ela parece simples, mas envolve algumas premissas que nem sempre são fáceis de ter sob controle. Se você respondeu que “não” à pergunta e pensa como fazer para chegar no “sim”, depende de alguns processos que devem ser implementados na operação das lojas para garantir a segurança no número apresentado. Vamos destacar alguns itens abaixo que devem fazer parte do processo de movimentação do estoque:

- Processo de recebimento de mercadorias: Deve ser muito bem definido, respeitando o conceito de Guia cega. Isto feito vai trazer segurança nas entradas da mercadoria, onde acontecem normalmente muitos problemas;

- Descarte de mercadorias: Toda mercadoria descartada deve ser lançada como baixa no estoque, visto que o impacto no estoque acontece. Esse item também serve para apuração das quebras no final do mês.

- Transferência de mercadorias para uso e consumo: Também devem ser efetuadas e consequente baixadas no estoque do produto. Todos os produtos utilizados como uso e consumo também afetam os estoques dos produtos.

- Uso de produtos para produção (matérias-primas): Aqueles produtos que são utilizados para produção da padaria, por exemplo, também devem ser baixados do estoque.

- Outras saídas: Todas as outras saídas também devem ser baixadas do estoque, como: transferência para outras lojas, doação, devolução para fornecedores etc.

- Registrar as vendas no PDV: Todas as vendas devem ser registradas e baixadas no estoque e também as devoluções de mercadorias dos clientes.

Vocês viram, “conhecer as quantidades existentes”, é um termo que abrange a confiança no número. Você pode até responder que “sim”, mas qual o índice de integridade do número que você possui. Esse índice é mais importante que o próprio número. O estoque é a base para qualquer sugestão e emissão do Pedido de Compra, sem ele tudo fica no “achometro”.

Valeu...

VOCÊ TEM CONTROLE DE ESTOQUE DE MERCADORIAS NAS SUAS LOJAS?

Gente, esse tema também gera muita discussão. Até quando controlar estoque traz vantagens para o supermercado. Tenho notado alguns procedimentos para as lojas que não controlam seus estoques e que podem pôr em dúvidas sua realidade. Acho que temos até um tabu de que controlar estoques dão muito trabalho e que não compensa. Vamos lá então...

Empresas que não controlam estoque:

1.   Quando o comprador vai fazer o pedido ele precisa saber quanto tem de estoque para calcular a média de vendas do produto e depois aplicar a quantidade a ser comprada. Nesse caso ele utiliza-se de alguém na Loja (um repositor) para contar cada produto do fornecedor, anotar em um relatório e enviar para ele. Há casos em que o próprio fornecedor passa nas lojas contando os estoques para já trazer a quantidade pronta que ele precisa. 

Sabemos que nesse processo a incidência de erros é enorme que pode causar aumento demasiado de estoque ou falta dele. Sabemos também que:

Aumento de estoque = maior quebra e aumento de custo de estocagem

Falta de Estoque = Ruptura nas vendas e perda de clientes

2.   Se a empresa não controla estoque, não possui o valor de quebra que ocorre na empresa, exceto aquelas identificadas de imediato. Porém, se as quebras são simplesmente descartadas e jogadas no lixo, nem essas são contabilizadas. Se não se conhece os números não se pode preveni-las.

3.    As quebras são conhecidas apenas nos inventários que, quando são feitos, são trimestral, semestral ou anual (maioria) para efeito de balanço.

4.    Enumerei algumas questões e suas respostas para mostrar que algumas questões são essenciais para o bom controle de estoque:

Questão	Sim	Não
a)      Conhece as quantidades existentes sem precisar contar o estoque de mercadorias?	X
b)      Efetua apenas o Inventário Anual do estoque?		X
c)       Conhece os indicadores de Quebra de sua empresa?	X
d)      Possui alguém que controla seus estoques (Gestor)?	X
e)      Você efetua a compra com base nas suas vendas?		X
f)       Você acha que controlar estoque é besteira?		X
g)      O estoque de trocas é controlado?	X
h)      O próprio fornecedor em sua visita diz pra você o quanto você deve comprar?		X
i)        Possui ERP (Sistema) e o utiliza para controlar o estoque?	X
j)        Possui controle das entradas das mercadorias?	X
k)      No momento do pedido, pede pra um auxiliar da loja contar o estoque do fornecedor?		X
l)        Faz inventário do estoque a cada 3 ou 6 meses (balanço)?	X
m)    Há controle das transferências internas de mercadorias, como pra consumo e produção interna?	X
n)      Controla as entradas através da Nota Fiscal?	X
o)      Utiliza algo como, guia cega, para conferência do recebimento?	X
p)      A empresa possui equipe de Prevenção de perdas?	X
q)      Faz inventário rotativo ou eventual?	X

Na sequência, vamos explorar essas questões individualmente. Por enquanto paro por aqui.

Valeu...

ONDE O VAREJO DEVE INVESTIR EM TEMPOS DE CRISE? PARTE II

Dando continuidade ao texto anterior, seguem abaixo mais dicas de como melhorar a eficiência de sua empresa nesse momento, onde se procura oportunidades de investimento em tempos de crise:

1. Reforma de Lojas: Aproveite para executar aquela reforma na loja que já está prevista faz tempo. Uma troca de piso, reforma dos banheiros dos clientes, melhora no açougue, aquele telhado que está com defeito e vazamentos etc.

2. Rever os Uniformes: Criar novos desenhos dos uniformes dos funcionários. Com um novo visual o cliente vai ficar surpreendido e reafirmar suas expectativas junto a rede.
3. Rever o posicionamento da rede: O posicionamento do negócio está ligado ao perfil de clientes que você quer receber na loja e define o carro-chefe de suas vendas. Uns utilizam o preço pra atrair, outros o forte é em frios, outros no FLV. E você? Qual o seu posicionamento perante seus clientes? O que os atraem para sua loja? Revigore isso e atraia e fidelize mais clientes.
4. E-commerce: Você já pensou em vender seus produtos pela internet? Hoje isso é uma tendência muito forte, mesmo alimentos hoje são vendidos pela internet. Existem vários sites que ajudam ao supermercadista a fornecerem essa forma de vendas. Ele, além de aumentar suas vendas, melhora a imagem de sua loja. Agora, para isso, é melhor consultar uma empresa que já tenha tradição nessa forma de vendas. Cuidado para não entrar em armadilhas isso pode te dar prejuízos ao invés de retornos. Busque referente da empresa com outros clientes que o contrataram.
5. Aquisição de outras redes: Como está seu caixa? Você pode também investir em redes com dificuldades diante desse quadro de crise. Tem sempre alguém querendo repassar uma rede ou loja que não está conseguindo manter. Taí uma oportunidade de crescer abrindo outras lojas. Pra isso, é claro, existe um planejamento de investimento mais cuidadoso. Quem você vai comprar deve ser bem analisado e verificar se realmente compensa.
6. Troca de ERP: como está seu sistema de ERP de Gestão? Se você está pensando em crescer e seu sistema não deixa, tá na hora de trocar. É claro que o investimento não é baixo, mas nesses momentos talvez seja o momento certo de adquirir uma ferramenta de gestão que te dá uma certa estrutura de informações se você está realmente querendo crescer. Pense nisso e pergunte para o pessoal de TI como está sua ferramenta hoje você pode se surpreender com a resposta.
7. Self Checkout: Não poderia deixar de falar sobre essa nova ferramenta de autoatendimento que está invadindo os supermercados hoje. Verifique se já está na hora de investir nisso. O investimento também não é baixo, devido aos equipamentos não serem baratos, mas, com certeza, seu retorno é bem rápido.

Bem gente. Vou parar por aqui, nos próximos textos vou me concentrar em assuntos mais específicos pra trazer pra vocês.

Valeu...

ONDE O VAREJO DEVE INVESTIR EM TEMPOS DE CRISE?

Pergunta bem oportuna. Enquanto uns olham para a crise, outros olham para as oportunidades. Todos nós sabemos que as crises no Brasil, assim como no mundo são cíclicas, ou seja, vêm e vão. Não existe crises que perdurem por muito tempo. Assim temos que estar de olho nas oportunidades, por isso enumerei abaixo algumas que certamente você pensou e não teve coragem de aplica-las:

Melhorar sua Eficiência Operacional: É muito amplo falar disso, mas tem alguns pontos que requer atenção e que agora você pode trabalhar em sua melhoria;

     Treinamento de equipe: Tai uma coisa que poucos pensam, mas o treinamento operacional é uma das coisas que ajudam a melhorar, e muito, a eficiência na operação da Loja. Treinar um açougueiro no corte de Carne para ganhar em aproveitamento e reduzir perdas, treinar no manuseio do FLV, treinar na Padaria com o controle de uso de matéria prima e até no manuseio de alimentos no depósito da Loja. Tudo isso além de melhorar a eficiência, ainda colaboram para redução das perdas que diariamente ocorrem.
 
Implementação de processos automatizados; O uso de coletores de dados nos processos operacionais são sem dúvida nenhuma um grande ganho de eficiência operacional. A operação pode utilizar esses equipamentos no recebimento de mercadorias, conferência de preços, controle de rupturas, inventários. Mas é claro... isso deve ter integração ao seu sistema ERP.
 
Reestruturação das gôndolas da Loja: Se você não está satisfeito com o posicionamento das Gôndolas na Lojas esse é o momento de se trabalhar isso. Por exemplo, se você não gosta o FLV no fundo da loja e esse é o seu forte de vendas, aproveite e transfira-o para a frente da loja. Dê uma cara nova para sua loja e surpreenda seu cliente.
 
Cadastro de Clientes: Momento propício para atualizar e cadastrar novos clientes. Cada cliente identificado você consegue identificar qual tipo de produto (revisão do Mix) e qual classe social que sua loja atende.
 
Revisão de Cadastro: Faça uma revisão de margens em seu cadastro, fazendo assim uma adequação. Identifique produtos com margem negativa, produtos para tirar de linha, abra espaço na gôndola para produtos novos, adeque os espaços de gôndola as vendas de cada produto.  
 
Organize seu depósito: Aproveite esse tempo para reorganizar seu estoque da Loja, tenho certeza que vocês vão achar produtos armazenados há algum tempo que deveriam estar na gôndola e não foram expostas. Além de produtos vencidos que estão armazenados inadequadamente.

Gente, vou parar por aqui, há tanto o que se fazer para se preparar para a retomada da economia sem requerer tanto investimento que vou quebrar esse texto em mais de um. Vou publicar por partes. No próximo darei mais dicas a esse respeito.

Valeu...

MATA BURRO

Expressão muito conhecida no varejo que é utilizada para a função de identificação das mercadorias que são transferidas do Depósito de Mercadorias para a área de vendas da loja. Utilizando esse processo, o gestor de estoque consegue identificar a quantidade de estoque de mercadorias existentes no Depósito e na área de vendas da Loja. Só que, para se ter um controle total do estoque, toda a movimentação de entrada e saída deve ser registrada por uma pessoa de prevenção de perdas com ajuda de um coletor de dados ou um terminal de retaguarda tipo PDV e, também, deve haver apenas um acesso ao depósito da loja. Se existir mais de um acesso, deve ter mesma estrutura em todos.

Bom. Já viram que esse processo custa caro e já não é tanto utilizado hoje em dia. O benefício em relação ao custo já não o torna viável. Com o avanço dos Sistema ERP para controlar os estoques acaba gerando um ponto de ressuprimento de mercadorias, capaz de suprir as necessidades de vendas sem gerar falta ou ruptura.

Hoje com o surgimento do Atacarejo, onde os estoques são bem maiores nas lojas, já justifica esse processo, visto que os estoques são compartilhados tanto na área de vendas da loja e também por vendedores externos que comprometem os estoques do Depósito.

Bem, algumas histórias eu já ouvi quanto a expressão “Mata Burro”, mas uma delas é por que com o surgimento do Código de barras que tinha semelhança a um mata burro e que todas as mercadorias tinham que ser registradas ali na passagem, então ficou a expressão popular estabelecida no varejo. 

Quem souber que conte outra...

Código de Barras

Mata Burro

Valeu

COLETORES DE DADOS

Um equipamento que está sendo muito utilizado pelo varejo supermercado hoje em dia é o Coletor de dados. Ele serve para coletar informações dos produtos, através do seu código de barras,  e executar uma ação ou operação. Ele pode ser utilizado para auxiliar o operador de loja a realizar uma série de procedimentos sem a necessidade de se locomover a um computador localizado no CPD da Loja ou Depósito. Abaixo algumas funções que pode ser desenvolvidas no coletor de dados:

1. Conferência de entrada e saída de Mercadoria.

2. Auditoria de Preços na Gôndola: Verificar se os preços na gôndola estão iguais aos do PDV ou cadastro e comandar a emissão de etiquetas;

3. Verificação de Estoque de produto para identificação de possível ruptura;

4. Pesquisa de preços no concorrentes;

5. Inventário de estoque.

Existem vários modelos de coletores, um para cada tipo de operação. Existem aqueles para operação de lojas (na área de vendas) e aqueles onde exigem maior nível de segurança num trabalho em ambiente hostil, como um Centro de Distribuição, por exemplo, onde há movimentação de empilhadeiras.

Só lembrando que essas funções do coletor devem ser desenvolvidas em conjunto com o Sistema ERP (Sistema Corporativo) da loja, onde estão todas as informações referentes aos produtos. Para isso deve-se contratar um fornecedor de software que ajudará no desenvolvimento dessa aplicação e efetuar todos os testes nos coletores de dados.

Acredito que as funcionalidades do coletor de dados vão cada vez mais serem ampliadas, visto que a tendência do varejo é melhorar a produtividade e atendimento nas suas áreas de venda, com foco em conquistar o cliente. Os coletores ajudam muito neste aspecto. 

Valeu...

CUSTO MÉDIO, CUSTO DA ÚLTIMA ENTRADA, CUSTO DE REPOSIÇÃO, CUSTO LÍQUIDO, CUSTO BRUTO

Vamos lá. Cada Custo tem seu significado e finalidade dentro do Varejo e possuem valores totalmente diferente. Vamos falar de cada um deles:

Custo Médio:

Esse Custo é utilizado para cálculo do Custo da Mercadoria Vendida, ou seja o CMV. E é calculado pela média ponderada do Estoque do produto:

EX: Qtd de estoque: 100

      Custo médio: 1,00

      Entrada: 10

      Custo da Nota Fiscal: R$ 1,20 por unidade

      Novo Custo Médio = (100*1,00)= R$ 100,00   

                                         (10*1,20) = R$ 12,00

                                          R$100,00 + R$ 12,00 = R$ 120,00

                                          R$ 120,00 / 110 = R$ 1,09

O Custo médio é utilizado para cálculo do resultado da empresa pela contabilidade e também pode ser utilizado na fórmula de formação de preços de produtos. Ele é utilizado para valorizar o estoque do produto vendido e para calcular a margem bruta.

Finalidade: Formação de preço, valorização de estoque (contábil) e apuração de resultado da empresa.

Custo da última Entrada

O Custo da última entrada é o custo que efetivamente foi pago o produto. O valor da Nota fiscal considerando todos os descontos e tributos. Esse custo é utilizado por muitos para formação do preço de produtos, visto que consideram que esse custo é o mais atual.

Finalidade: Valorização do Estoque (Comercial) e formação de preço

Custo de Reposição ou Custo de Compra

Esse custo está relacionado a tabela de venda do fornecedor. É o valor a ser pago pela reposição do produto.

Finalidade: Negociação Comercial

Custo Bruto e Custo Líquido

O Custo Bruto é o Custo de reposição, aplicando os descontos comerciais, bonificações e impostos incidentes. É o Valor que será faturado o produto na Nota Fiscal.

Finalidade: Pedido de Compra e recebimento.

O Custo líquido é o custo bruto aplicando-se os créditos de imposto de saída.

Finalidade: Formação de preço.

Hoje existem vários livros publicados para quem quiser se aprofundar mais no assunto. Principalmente os compradores e os formadores de preço devem ter esse conceito bem claro.

Valeu...

DICAS DE PROCEDIMENTOS PARA PREVENIR PERDAS

Procedimentos simples podem ajudar a prevenir perdas em um supermercado. Vou citar alguns que considero importante:

1.   Recebimento de Mercadorias:  O maior percentual de perdas acontece no setor de recebimento de mercadorias. Talvez o motivo maior está relacionado com a falta de conferência da mercadoria que chega do fornecedor. Portanto é necessário que a mercadoria seja conferida usando a conferência cega, tanto nas mercadorias com peso como nas que são entregues embaladas em caixas. Essas caixas de preferência devem ser abertas para verificar a quantidade correta de seu conteúdo.

Problemas que podem acarretar perdas:

- Palets com Buracos (falta de mercadorias no centro dos Palets);

- Mercadorias próximas do vencimentos (Iogurtes e frios principalmente);

- Mercadoria em más condições de vendas (FLV principalmente);

- Mercadorias com muito gelo ou água nas embalagens (Açougue e aves principalmente);

2.   Estoques: Os níveis de estoques altos também são grandes causadores de perdas. Principalmente pelo armazenamento irregular de mercadorias e também pelo seu manuseio e demora na venda. Mercadorias que permanecem muito tempo estocadas, como são alimentos, suas embalagens podem estragar e torna-los impróprios para venda. A data de validade também é um agravador das perdas, que se não for utilizado o critério PVPS (Primeiro que Vence Primeiro que Sai) contribui, e muito, para aumentar o nível de perdas.

3.   Loja: Na loja existem alguns cuidados que se deve tomar para prevenir as perdas e ter um resultado satisfatório. Vou citar alguns:

- Os produtos de alto valor agregado devem ser expostos em lugar apropriado e com vigilância (de preferência de câmeras);

- A produção de produtos embalados internamente (Carnes, aves e frios) deve ser de acordo com a quantidade média de vendas;

- O FLV deve ser exposto em bancadas apropriadas para evitar quedas das mercadorias e eventuais perdas;

- Os PDV´s devem ser monitorados por câmeras também, para inibir roubos de mercadorias;

Como esses cuidados já é possível ter um bom resultado com a perdas e melhorar os lucros de um supermercado.

No próximo texto vou falar de Custos.

Valeu...